公共基础学院教学档案管理暂行规定

公共基础〔2013〕11号

公共基础学院教学档案管理暂行规定

为实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,提高教学档案的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，依据教育部关于教学及教学档案管理的要求及国家《档案法》等其它有关法规，结合我院实际，制定本规定。

教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接积累形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料的集合体。教学档案的建设是衡量一个学院教学管理水平和教学质量的重要指标之一，是学院档案的主体、核心和重点内容。

教学档案工作是教学管理的重要组成部分，必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的依据之一，并做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业生派遣、上报评审材料、奖励、教师考核晋升与相关资料归档证明同步。

归档的教学档案必须能够反映教学管理和教学实践活动的全过程,保证教学档案具有完整性、准确性和系统性特点，包括具有保存价值的文字、图表、实物、影像等资料。

归档的教学文件材料必须遵循其自然形成的规律，保持有机联系，具有教学管理和教学实践活动的成套性特点。教学档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用，充分发挥教学档案的作用。

教学档案的归档，应从本学院的实际需要出发，根据教学档案的现实和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管期限，保证教学档案的完整、准确、系统。学院明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本学院的教学文件材料，并按质、按量、按时、按规定向学校综合档案室办理移交。

收集与归档流程形成积累，学院兼职档案员应自觉根据学校新学年的工作计划安排及管理部门的要求，开始新一年形成积累教学文件材料的工作。凡在教学管理和德、智、体教学实践所有环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料,都必须收集齐全，分类积存，整理立卷、存档。

归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系；保证完整、系统、准确。

任课老师认为具保存价值的作业和论文，可推荐到学院保存。

教学管理部门向学院发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表(卡)等。归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

教学档案的管理。学院行政秘书负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。教学档案保管期限分为永久、长期和短期。保管期限从材料归档之日算起。具体范围见附件。保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定，作出处理决定。

教学档案的补充和修改。学院各教学单位可随时将补充收集到的档案材料整理后，向学院补充归档。

凡已归档的文件材料需要修改时，必须经学院主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。修改稿经主管领导签字后附在原被修改材料后面存档。原被修改材料不得撤出。

教学档案工作岗位责任

学院主管教学领导职责：组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划；审批档案工作的相关计划和报告，保障档案工作的正常进行。定期检查档案工作的进行情况，研究解决存在的实际问题并作出决策性的指示。

档案管理人员职责：做好本学院教学文件材料的形成和积累工作；督促有关人员按时上交教学档案材料；将收集、积累的文件材料整理组卷装订；做好暂时存放在本院教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

教研室及实验中心职责：负责收集本教研室、实验中心的各种教学文件、记录、试卷、论文等材料，完整填写相应信息，并按照规定，向院行政秘书移交有关档案。

本规定自发文之日起执行。

附件：公共基础学院教学档案范围和保管期限表

公共基础学院

2013年12月25日